TANAH BUMBU (Suarapubliknews) – Arsip merupakan rekaman dari kegiatan instansi, maka volumenya akan selalu bertambah seiring dengan eksistensi dan perkembangan instansi.
Hal ini dikatakan Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dipersip) Kabupaten Tanah Bumbu H. Ambo Sakka, melalui Kabid Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan, Hj. Noryana, Selasa (08/06/2021)
“Semakin banyak kegiatan yang dilakukan maka akan semakin banyak pula arsip yang tercipta. Dengan demikian penanganan arsip juga akan menghadapi berbagai persoalan baik dalam hal ruang penyimpanan, penggunaan peralatan, tenaga, pemeliharaan, perawatan, dan juga penemuan kembali arsip,” sebut Hj. Noryana.
Adapun upaya yang perlu dilakukan untuk mengatasi persoalan tersebut adalah dengan memprogramkan penyusutan arsip.
Terkait keberadaan arsip ini, sebutnya, tumpukan arsip yang terjadi di masing-masing SKPD sudah sangat mengkhawatirkan.
Selain faktor keterbatasan ruangan, kendala lainya adalah minimnya kegiatan pelaksanaan penyusutan arsip.
Oleh karenanya, maka perlu dilakukan penyusutan arsip melalui regulasi yang ada seperti Perda Kabupaten Tanah Bumbu Nomor 8 tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Kearsipan, dan Peraturan Bupati Tanah Bumbu Nomor 52 tahun 2019 tentang Pedoman Penyusutan Arsip.
“Melalui regulasi ini sebenarnya SKPD sudah dapat melakukan penyusutan arsip, dan bahwa arsip yang tercipta oleh Pemerintah Daerah tidak boleh dimusnahkan tanpa prosedur yang benar,” ucapnya.
Ia mengharapkan SKPD di Tanah Bumbu dapat mentaati aturan yang ada dengan melakukan penyusutan arsipnya sendiri secara mandiri.
Menurut Hj. Yana, pada tahun 2021 ini terdapat 15 SKPD yang mengusulkan penyusutan arsip.
SKPD pertama yang melaksanakan adalah Dinas Pemberdayaan Masyarakat dan Desa berdasarkan Berita Acara dilaksanakan pada tanggal 7 Juni 2021 yang lalu.
Adapun arsip yang dimusnahkan adalah pada unit Sekretariat PMD berupa arsip korespondensi atau surat menyurat tahun 2017 sebanyak 604 eksemplar.
Untuk itu Hj. Yana mengapresiasi upaya yang telah dilakukan oleh Dinas PMD dan mengharapkan SKPD lainnya segera dapat menyusul apa yang sudah dilakukan oleh Dinas PMD.
Apalagi menurutnya penyusutan arsip pada tahun ini dimasukan dalam target pencapaian dari SKP pejabat eselon di sekretariat mulai dari Sekretaris, Kasubag Umpeg dan Pengelola Arsip sendiri. (q cox, Imran)
